Datenschutzerklärung

Gültig ab 01.06.2026 soweit nicht anders vereinbart

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

ByteCards UG (haftungsbeschränkt)
Burgweg 11B
83246 Unterwössen
Deutschland
E-Mail: info@bytecards.de

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Besuchern unserer Website und Nutzern unseres SaaS-Dienstes „Consultee AI“ grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website, unseres Dienstes und unserer Inhalte erforderlich ist oder Sie uns hierzu eine Einwilligung erteilt haben.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage der DSGVO, insbesondere Art. 6 DSGVO, und nur im jeweils erforderlichen Umfang. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet werden, hängt von der Art der Nutzung ab (nur Websitebesuch oder Nutzung der Anwendung „Consultee AI“ nach Login).

3. Bereitstellung der Website und Server-Logfiles

3.1 Art und Umfang der Datenverarbeitung

Beim bloß informatorischen Besuch unserer Website werden durch den Browser Ihres Endgeräts automatisch Informationen an unseren Server gesendet und temporär in sogenannten Logfiles gespeichert. Hierbei kann es sich insbesondere um folgende Daten handeln:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• URL der abgerufenen Seite
• Referrer-URL (Website, von der aus Sie zu uns gelangt sind)
• verwendeter Browsertyp und -version
• verwendetes Betriebssystem
• Name des anfragenden Providers

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen findet nicht statt.

3.2 Zweck und Rechtsgrundlage

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse ist erforderlich, um die Auslieferung der Website an Ihr Gerät zu ermöglichen. Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen, technische Probleme zu analysieren und unsere IT-Systeme gegen Angriffe zu schützen.

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse folgt aus den genannten Zwecken.

3.3 Speicherdauer

Die Logfiles werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung der Zwecke ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Dies ist in der Regel nach wenigen Tagen bis Wochen der Fall, sofern keine weitergehende Speicherung z.B. zu Beweiszwecken erforderlich ist.

4. Cookies

Unsere Website verwendet Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die im bzw. vom Internetbrowser auf dem Endgerät des Nutzers gespeichert werden.

Wir setzen derzeit ausschließlich Cookies ein, die technisch erforderlich sind, um bestimmte Funktionen der Website zu ermöglichen (z.B. Speicherung von Spracheinstellungen oder Ihrer Einwilligung zur Einbindung von YouTube-Videos). Tracking- oder Marketing-Cookies werden nicht verwendet.

Rechtsgrundlage für die Verwendung technisch notwendiger Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer technisch fehlerfreien und benutzerfreundlichen Bereitstellung unserer Website. Soweit Cookies erst nach Ihrer Einwilligung gesetzt werden (z.B. für YouTube), ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

5. Kontaktaufnahme per E-Mail oder Kontaktformular

Wenn Sie mit uns per E-Mail oder über ein auf der Website bereitgestelltes Formular Kontakt aufnehmen, werden die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten (z.B. Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Kontaktaufnahme im Zusammenhang mit einem bestehenden oder zukünftigen Vertragsverhältnis steht, oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, wenn wir ein berechtigtes Interesse an der Bearbeitung Ihrer Anfrage haben.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6. Einbindung von YouTube-Videos (mit Einwilligung)

Auf unserer Website können Videos der Plattform YouTube des Anbieters Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, eingebunden sein.

6.1 Zwei-Klick-Lösung / Plugin

Zum Schutz Ihrer Daten nutzen wir eine sogenannte Zwei-Klick-Lösung:
YouTube-Videos werden zunächst nicht geladen. Stattdessen wird nur ein Vorschaubild bzw. Platzhalter angezeigt. Erst wenn Sie aktiv auf das Video (z.B. den „Play“-Button oder einen entsprechenden „Inhalt laden“-Button) klicken, erteilen Sie Ihre Einwilligung, und es wird eine Verbindung zu den Servern von YouTube aufgebaut.

Erst ab diesem Zeitpunkt können personenbezogene Daten (z.B. IP-Adresse, Geräteinformationen, aufgerufene Seite) an YouTube/Google übermittelt und Cookies gesetzt werden.

6.2 Rechtsgrundlage

Die Einbindung von YouTube erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Sie erteilen diese Einwilligung, indem Sie ein Video aktiv laden. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie Ihre Cookie-/Einwilligungseinstellungen ändern oder das Video nicht erneut laden.

6.3 Drittlandübermittlungen

Es ist möglich, dass Daten von YouTube/Google auch an Server in den USA übertragen und dort verarbeitet werden. Google LLC ist unter dem EU‑US Data Privacy Framework zertifiziert, sodass ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission besteht.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch YouTube/Google finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google:
https://policies.google.com/privacy

7. Verwendung von Google Fonts (lokal gehostet)

Zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten verwenden wir auf unserer Website Google Fonts. Die Schriftdateien sind lokal auf unserem Webserver hinterlegt.

Beim Aufruf unserer Website werden die Schriftarten direkt von unserem Server geladen. Es wird dabei keine Verbindung zu Servern der Google Ireland Limited oder Google LLC aufgebaut. In diesem Zusammenhang werden keine personenbezogenen Daten an Google übertragen.

Rechtsgrundlage für den Einsatz lokal gehosteter Schriftarten ist unser berechtigtes Interesse an einer technisch sicheren, schnellen und optisch einheitlichen Darstellung unserer Website nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

8. Empfänger von Daten

Im Rahmen der oben beschriebenen Verarbeitungen können Daten insbesondere an folgende Kategorien von Empfängern übermittelt werden:

• IT- und Hosting-Dienstleister, die unsere Website und Systeme bereitstellen und warten
• Anbieter eingebundener Dienste (z.B. YouTube/Google im Rahmen der Videoeinbettung)
• ggf. Kommunikations- und Supportdienstleister (z.B. E-Mail-Anbieter, Ticketsysteme)

Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, sofern dies gesetzlich erlaubt oder vorgeschrieben ist oder Sie eingewilligt haben.

9. Speicherdauer

Soweit in dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wird, verarbeiten und speichern wir personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen (z.B. handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten).

10. Datenverarbeitung bei Nutzung des SaaS-Dienstes „Consultee AI“

Neben dem bloßen Besuch der Website können Sie unseren SaaS-Dienst „Consultee AI“ nutzen. Dazu ist eine Registrierung und ein Login in der Anwendung erforderlich.

10.1 Verantwortlichkeit

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von Kundenkonten, Vertrags- und Abrechnungsdaten sowie Nutzungs- und Supportdaten von „Consultee AI“ ist die ByteCards UG (haftungsbeschränkt) Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.

Soweit unsere Kunden über „Consultee AI“ personenbezogene Daten ihrer eigenen Endnutzer verarbeiten (z.B. Chat-Inhalte mit Endkunden), sind diese Kunden in der Regel selbst Verantwortliche. In diesem Verhältnis handeln wir als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines separaten Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV), der in der Anwendung angeboten und abgeschlossen wird.

10.2 Arten der verarbeiteten Daten

Bei Nutzung von „Consultee AI“ können insbesondere folgende Datenkategorien verarbeitet werden:

• Stammdaten der Kunden (z.B. Firmenname, Kontaktdaten, Rechnungsadresse)
• Account- und Nutzerdaten (z.B. Name, E-Mail-Adresse von Nutzern, Rollen, Logins)
• Vertrags- und Abrechnungsdaten (z.B. gebuchte Tarife, Zahlungsdaten über Zahlungsdienstleister)
• Nutzungs- und Metadaten (z.B. Logins, Nutzung von Funktionen, technische Protokolle)
• Chat- und Kommunikationsdaten (z.B. Inhalte von Chatverläufen, Konfigurationen, Wissensbasis-Inhalte), soweit Sie diese in die Anwendung einspielen

10.3 Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten diese Daten zu folgenden Zwecken:

• Einrichtung und Verwaltung von Kundenkonten und Nutzern
• Bereitstellung der Funktionen von „Consultee AI“ (z.B. KI-basierte Chat-Funktion)
• Vertragsdurchführung, Abrechnung und Zahlungsabwicklung
• Support und Fehleranalyse
• technische Sicherheit und Weiterentwicklung des Dienstes

Der Dienst ist grundsätzlich nicht darauf ausgelegt, besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO (z.B. Gesundheitsdaten, Daten zur religiösen oder politischen Überzeugung) oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten zu verarbeiten. Unsere Kunden sind dafür verantwortlich, solche Daten nur dann über „Consultee AI“ verarbeiten zu lassen, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür vorliegen und dies ausdrücklich vertraglich mit uns vereinbart wurde.

Rechtsgrundlage ist in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung, Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, effizienten Betrieb und an der Weiterentwicklung unseres Dienstes). Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, erfolgt die Verarbeitung zudem nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

10.4 Auftragsverarbeitung für Kundendaten

Soweit wir personenbezogene Daten im Auftrag unserer Kunden verarbeiten (z.B. Chat-Inhalte von Endnutzern unserer Kunden), handeln wir als Auftragsverarbeiter. Die Rechte und Pflichten der Parteien sowie Details zu den verarbeiteten Datenkategorien, Zwecken und Sicherheitsmaßnahmen ergeben sich aus dem mit unseren Kunden geschlossenen AVV nach Art. 28 DSGVO.

Dieser AVV wird innerhalb der Anwendung nach dem Login bereitgestellt und elektronisch abgeschlossen.

10.5 Empfänger und Drittlandtransfers im Rahmen des Dienstes

Im Rahmen der Nutzung von „Consultee AI“ können wir Dienstleister (Sub-Auftragsverarbeiter) einsetzen, z.B.:

• Hosting- und Infrastruktur-Provider
• E-Mail- und Support-Dienstleister
• ggf. KI-Infrastruktur-Anbieter und Monitoring-Tools
• Zahlungsdienstleister (z.B. Stripe)

Soweit diese Dienstleister außerhalb der EU/des EWR ansässig sind oder Daten dort verarbeiten, stellen wir sicher, dass geeignete Garantien im Sinne von Art. 44 ff. DSGVO (z.B. EU-Standardvertragsklauseln oder ein Angemessenheitsbeschluss) vorliegen.

Eine jeweils aktuelle Liste der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter wird unseren Kunden im Rahmen des AVV bzw. innerhalb der Anwendung zur Verfügung gestellt.

10.6 Speicherdauer in der Anwendung

Wir speichern personenbezogene Daten im Rahmen von „Consultee AI“ grundsätzlich für die Dauer der Vertragsbeziehung. Nach Vertragsende werden Daten, soweit technisch möglich, nach Ablauf einer angemessenen Abruffrist gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Details zur Datenlöschung und -rückgabe ergeben sich ergänzend aus dem AVV und den vertraglichen Vereinbarungen mit unseren Kunden.

Im Rahmen von „Consultee AI“ werden eingegebene Inhalte, Chat‑Anfragen und kontextbezogene Daten an KI‑Modelle übermittelt, um passende Antworten zu generieren. Die Verarbeitung erfolgt nicht zu dem Zweck, automatisierte Entscheidungen mit Rechtswirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO zu treffen. Die durch die KI erzeugten Inhalte dienen lediglich als Unterstützung; Entscheidungen über die weitere Verwendung der Inhalte trifft der jeweilige Kunde eigenverantwortlich.

11. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben im Hinblick auf Ihre personenbezogenen Daten folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht (z.B. Laden von YouTube-Videos), können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

12. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist für den rein informatorischen Besuch unserer Website nicht gesetzlich vorgeschrieben. Für die Nutzung bestimmter Funktionen (z.B. Kontaktformular, Registrierung und Nutzung von „Consultee AI“) kann es jedoch erforderlich sein, bestimmte Daten anzugeben. Ohne diese Daten stehen die entsprechenden Funktionen unter Umständen nicht oder nur eingeschränkt zur Verfügung.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn dies aufgrund technischer Änderungen, der Weiterentwicklung unserer Website oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben erforderlich ist.

Die jeweils aktuelle Fassung ist jederzeit auf dieser Website abrufbar.